Fraværsmelding, ti eksempler på norsk
Ti situasjoner, ti ferdige tekster. Kopier inn i Outlook eller Gmail, bytt ut [hakeparentesene] med egne navn og datoer. Ett prinsipp: si når du er tilbake, si hvem som overtar, ikke skriv mer.
Tre prinsipper
- 1. Dato, ikke "snart". Skriv "tilbake mandag 12. august", ikke "tilbake om et par uker".
- 2. Én vikar, ikke tre. Peker du på flere, må mottakeren velge. Da velger de deg.
- 3. Ingen unnskyldninger. "Beklager forsinkelsen" er fyllstoff. Det er greit å være borte.
Eksempler
Hei, Takk for e-posten. Jeg har ferie og er tilbake [mandag 12. august]. Jeg leser ikke e-post i mellomtiden. Hastesaker: [kollega], [kollega@firma.no] eller [+47 900 00 000]. God sommer, [Navn]
Hei, Jeg har ferie og er tilbake [12. august]. Jeg leser ikke e-post før da. [Navn]
Hei, Jeg er sykmeldt og leser ikke e-post. Jeg svarer når jeg er tilbake i jobb. Hastesaker: [kollega], [kollega@firma.no]. Mvh [Navn]
Hei, Jeg er sykmeldt inntil videre og har ikke mulighet til å svare på e-post. Mine pågående saker håndteres av [kollega], [kollega@firma.no] eller [+47 900 00 000]. Takk for tålmodigheten, [Navn]
Hei, Jeg er i foreldrepermisjon fram til [februar 2027] og leser ikke e-post i perioden. Mitt arbeid er overtatt av [kollega]. Ta kontakt på [kollega@firma.no] eller [+47 900 00 000]. Mvh [Navn]
Ute i dag, tilbake i morgen. Haster det: [kollega], [kollega@firma.no].
Hei, Jeg er på [konferanse] tirsdag til torsdag denne uken og leser e-post sporadisk. Regn med svar fra fredag morgen. Hastesaker: [kollega], [kollega@firma.no]. [Navn]
Hei, Jeg er i studiepermisjon fra [dato] til [dato]. Jeg svarer når jeg er tilbake i jobb. For spørsmål i mellomtiden: [kollega], [kollega@firma.no]. Mvh [Navn]
Hi, I'm on annual leave and back on [12 August]. I won't be reading email in the meantime. For anything urgent, please contact [colleague], [colleague@company.com]. Best, [Name]
Hei, Jeg har ferie og er tilbake [12. august]. Hastesaker: [kollega], [kollega@firma.no]. --- Hi, I'm on holiday and back on [12 August]. For urgent matters, please contact [colleague], [colleague@company.com]. [Navn / Name]
Hei, Jeg er borte [torsdag og fredag] og tilbake [mandag]. Jeg leser e-post først da. Haster det, ring [+47 900 00 000]. [Navn]
Hvor slår jeg det på?
Outlook: Fil → Automatiske svar (nye Outlook: Innstillinger → Konto → Automatiske svar). Kryss av for start- og sluttdato. Gmail: Innstillinger → Generelt → Ferieautosvar. Legg inn start og slutt så aktiveres det av seg selv.
Trenger du en ny signatur mens du er der? Bygg en gratis på 2 minutter.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på fraværsmelding og autosvar?
Ingen i praksis. Fraværsmelding er det norske ordet, autosvar er det Outlook og Gmail kaller funksjonen. Samme sak: en automatisk melding som går ut mens du er borte.
Må jeg skrive hvem som tar over?
Nei, men det er hyggelig og sparer en runde med spørsmål. Har du ingen vikar, si det: 'I min fraværsperiode er det ingen som overtar. Hastesaker må vente til [dato].'
Skal meldingen være på norsk eller engelsk?
Begge deler om dere har internasjonale kontakter. I nye Outlook og på web finnes et eget felt for eksterne avsendere. Der legger du den engelske versjonen.
Når bør jeg slå det på?
Kvelden før siste arbeidsdag, med startdato morgenen etter. Planlegg start og slutt så aktiveres det av seg selv.
Hva skriver jeg ved sykmelding?
Kort og uten diagnose. To setninger er nok: at du er sykmeldt og ikke leser e-post, og hvem som svarer på hastesaker. Ikke lov et returdato du ikke kan holde.