Afwezigheidsbericht, elf voorbeelden in het Nederlands
Elf situaties, elf kant-en-klare teksten. Kopieer ze in Outlook of Gmail, vervang de [rechte haken] door je eigen namen en datums. Eén principe: zeg wanneer je terug bent, zeg wie het overneemt, schrijf niets extra.
Drie principes
- 1. Datum, geen "binnenkort". Schrijf "terug op maandag 12 augustus", niet "over een paar weken".
- 2. Eén vervanger, geen drie. Meerdere namen betekent dat de lezer moet kiezen. Dan kiest hij jou.
- 3. Geen excuses. "Sorry voor het ongemak" is vulling. Weg zijn mag.
Voorbeelden
Hallo, Bedankt voor je bericht. Ik ben op vakantie en terug op [maandag 12 augustus]. In de tussentijd lees ik geen mail. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl] of [+31 6 00 00 00 00]. Fijne zomer, [Naam]
Hallo, Ik ben op vakantie en terug op [12 augustus]. Ik lees geen mail voor die tijd. [Naam]
Hallo, Ik ben op vakantie en terug op [12 augustus]. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl]. --- Hi, I'm on holiday and back on [12 August]. For anything urgent, please contact [colleague], [colleague@company.com]. [Naam / Name]
Hallo, Ik ben ziek en lees geen mail. Ik reageer zodra ik terug ben. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl]. Met vriendelijke groet, [Naam]
Hallo, Ik ben tot nader bericht ziek thuis en kan geen mail beantwoorden. Mijn lopende zaken worden opgepakt door [collega], [collega@bedrijf.nl] of [+31 6 00 00 00 00]. Dank voor je begrip, [Naam]
Hallo, Ik ben met zwangerschaps- en bevallingsverlof tot [februari 2027] en lees in die periode geen mail. Mijn werk is overgenomen door [collega]: [collega@bedrijf.nl] of [+31 6 00 00 00 00]. Groet, [Naam]
Hallo, Ik heb ouderschapsverlof op [donderdag en vrijdag] en lees op die dagen geen mail. Ik reageer op de eerstvolgende werkdag. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl]. [Naam]
Vandaag afwezig, morgen terug. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl].
Hallo, Ik ben deze week op [congres] en lees mail beperkt. Reken op antwoord vanaf [vrijdagochtend]. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl]. [Naam]
Hi, I'm out of office and back on [12 August]. I won't be reading email in the meantime. For anything urgent, please contact [colleague], [colleague@company.com]. Best, [Name]
Hallo, Ik volg deze week een [cursus] en lees mail alleen 's avonds. Reken op antwoord binnen 24 uur. Spoed: [collega], [collega@bedrijf.nl]. [Naam]
Afwezigheidsbericht instellen in Outlook
De optie zit sinds 2026 op twee plekken, afhankelijk van je Outlook-versie:
- Klik rechtsboven op het tandwiel.
- Ga naar Accounts → Automatische antwoorden.
- Zet de schakelaar op Aan, vink Antwoorden alleen tijdens deze periode aan en kies begin- en einddatum.
- Plak je tekst in het interne veld en, als je apart wilt antwoorden aan externen, in het onderste veld.
- Klik Opslaan. Klaar, ook op je telefoon.
- Bestand → Automatische antwoorden.
- Kies Automatische antwoorden verzenden en zet begin- en einddatum.
- Plak de tekst onder Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie.
- Klik OK. Klassieke Outlook synchroniseert dit met de server, dus de telefoon-app pakt het op.
Meer over signatuurbeheer in Outlook? Handtekening in Outlook, stap voor stap.
Afwezigheidsbericht in WhatsApp Business
Werk je klanten via WhatsApp Business? Zet daar ook een afwezigheidsbericht neer, want klanten die je op WhatsApp bereiken lezen je mail-autoreply niet.
- Open WhatsApp Business op je telefoon.
- Tik op Instellingen → Zakelijke instellingen → Afwezigheidsbericht.
- Zet Afwezigheidsbericht verzenden aan, tik op je bericht en pas het aan.
- Kies onder Planning de periode: eenmalig, altijd, of alleen buiten werktijd.
- Kies onder Ontvangers aan wie het gestuurd wordt, meestal Iedereen.
- Tik op Opslaan.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen afwezigheidsbericht en automatisch antwoord?
Geen. Afwezigheidsbericht is het Nederlandse woord, Outlook en Gmail noemen de functie automatisch antwoord of vakantieantwoord. Dezelfde functie: een mail die automatisch verstuurd wordt terwijl je weg bent.
Moet ik een vervanger noemen?
Nee, maar het scheelt een ronde vragen. Is er geen vervanger, schrijf dat dan: 'Tijdens mijn afwezigheid neemt niemand mijn werk over. Spoedgevallen wachten tot [datum].'
Nederlands of Engels?
Beide, als je internationale contacten hebt. In het nieuwe Outlook en op het web is er een apart veld voor externe afzenders. Zet daar de Engelse versie.
Wanneer stel ik het in?
De avond voor je laatste werkdag, met startdatum de volgende ochtend. Plan begin- en einddatum, dan gaat het automatisch aan en uit.
Wat schrijf ik bij ziekte?
Kort en zonder details. Twee zinnen: dat je ziek bent en geen mail leest, en wie spoedgevallen behandelt. Beloof geen retourdatum die je niet kunt waarmaken.