Autosvar i Outlook, hela vägen
Microsoft har fyra Outlook. Autosvaret ligger inte på samma ställe i någon av dem. Här är vägen genom alla fyra, plus fem färdiga mallar på svenska som du kan klistra in direkt.
Vilken Outlook har du?
- →Nya Outlook (Windows, 2024+): ikonrad till vänster, blå ikon, inga menyer högst upp.
- →Klassiska Outlook (Windows): menyerna Arkiv, Start, Skicka/ta emot högst upp.
- →Outlook på webben: öppen i webbläsaren, outlook.office.com eller outlook.live.com.
- →Outlook för mobil (iOS/Android): appen i telefonen.
Autosvar i Outlook 365 vs nya, klassiska och webben
Snabb översikt innan vi går in på klickvägarna. "Autosvar Outlook 365" och "autosvar på Outlook" är samma funktion i Microsofts olika skal — den ligger bara på olika ställen. Alla varianter nedan skickar från Exchange-servern, så autosvaret går även om din dator är avstängd.
- •Nya Outlook (Windows, 2024+): Kugghjulet → Konton → Automatiska svar. Synkas mot Microsoft 365-kontot, så webb och mobil får samma inställning automatiskt.
- •Klassiska Outlook (Windows): Arkiv → Automatiska svar (Frånvaroassistent). Egna flikar för internt och externt.
- •Outlook på webben (outlook.office.com, outlook.live.com): Kugghjulet → Konton → Automatiska svar. Fungerar från vilken webbläsare som helst — praktiskt om du glömde sätta autosvaret innan du åkte.
- •Outlook / Office 365 (företagskonto): Har du ett jobbkonto i Microsoft 365 räcker det att sätta autosvar på ett ställe. Servern skickar från alla dina Outlook-klienter samtidigt.
Har du ett privat Hotmail-, Outlook.com- eller Live-konto ligger inställningen på outlook.live.com under samma kugghjul. Fullständiga steg per variant längre ner.
1. Nya Outlook (Windows, 2024+)
- Klicka kugghjulet uppe till höger.
- Välj Konton, sedan Automatiska svar.
- Slå på Automatiska svar högst upp.
- Kryssa i Skicka svar endast under en viss tidsperiod om du vill schemalägga. Sätt start och slut.
- Skriv det interna meddelandet. Kryssa i Skicka svar till avsändare utanför min organisation för externa och skriv ett separat.
- Klicka Spara.
2. Klassiska Outlook (Windows)
- Klicka Arkiv i menyraden.
- Välj Automatiska svar (Frånvaroassistent).
- Välj Skicka automatiska svar.
- Kryssa i Skicka endast under detta tidsintervall och sätt datum, om du vill schemalägga.
- Fliken Inom min organisation för interna, fliken Utanför min organisation för externa. Två separata fält.
- OK.
3. Outlook på webben
- Kugghjulet uppe till höger.
- Konton, sedan Automatiska svar (i vissa versioner ligger det direkt under kugghjulet).
- Slå på Automatiska svar.
- Sätt tidsperiod, skriv internt och externt meddelande.
- Spara.
4. Outlook för mobil (iOS/Android)
- Tryck på ditt profilkort uppe till vänster.
- Kugghjulet nere till vänster.
- Välj kontot, sedan Automatiska svar.
- Slå på, skriv meddelandet, spara. Schemaläggning finns även här.
Om du satt autosvar i nya Outlook eller på webben tidigare synkas det hit automatiskt. Du behöver bara sätta det på ett ställe.
5. Outlook på Mac
- Öppna Outlook och klicka Verktyg i menyraden högst upp.
- Välj Frånvaromeddelande (Out of Office).
- Har du flera konton, välj rätt konto överst i dialogen.
- Slå på Skicka automatiska svar. Skriv det interna meddelandet.
- Kryssa i Skicka svar utanför min organisation för externa och skriv en kortare version.
- Vill du schemalägga: kryssa i Skicka svar endast under detta tidsintervall och sätt datum. Klicka OK.
På äldre Mac-versioner hittar du samma dialog under Outlook-menyn, sedan Inställningar, sedan Automatiska svar. Samma funktion, annat ställe.
Semester-autosvar: fyra exempel att kopiera
Fyra tonlägen för semesterperioden. Klistra in, byt ut hakparenteserna.
Hej, Jag har semester och är tillbaka [måndag den 12 augusti]. Jag läser inte mejl under tiden och svarar när jag är tillbaka. [Namn]
Hej, Tack för ditt mejl. Jag har semester och är tillbaka på kontoret [måndag den 12 augusti]. Jag läser mejl först då. Är det inte brådskande återkommer jag så snart jag är på plats igen. Ha en fin sommar, [Namn]
Hej, Jag är på semester till och med [söndag 11 augusti] och läser inga mejl under tiden. Brådskande ärenden hanteras av [kollega], [kollega@företag.se] eller [+46 70 000 00 00]. Allt annat besvarar jag när jag är tillbaka. Vänliga hälsningar, [Namn]
Hej, Jag är på semester och tillbaka [måndag 12 augusti]. Jag läser inte mejl under tiden. Brådskande ärenden: [kollega], [kollega@företag.se]. --- Hi, I'm on holiday and back on [Monday 12 August]. I'm not checking email in the meantime. For anything urgent, please contact [colleague], [colleague@company.com]. Best, [Name]
Vill du se fler situationer (sjukskrivning, föräldraledighet, kort ledighet, konferens): frånvaromeddelande — mallar per situation.
Fem mallar på svenska
Byt ut [hakparenteserna] mot era egna namn, datum och telefonnummer.
Hej, Tack för ditt mejl. Jag är på semester och tillbaka [måndag den 12 augusti]. Jag läser inte mejl under tiden. Är det brådskande, kontakta [kollega] på [kollega@företag.se] eller [+46 70 000 00 00]. Annars svarar jag så snart jag är tillbaka. Vänligen, [Namn]
Hej, Jag är sjukskriven och tillbaka så snart jag kan. Jag har begränsad möjlighet att läsa mejl. Brådskande ärenden hanteras av [kollega], [kollega@företag.se]. Tack för tålamodet. [Namn]
Hej, Jag är föräldraledig till och med [februari 2027] och läser inte mejl under tiden. Mitt uppdrag har [kollega] tagit över — nå henne på [kollega@företag.se] eller [+46 70 000 00 00]. Allt gott, [Namn]
Hej, Jag har lämnat [Företagsnamn] och den här adressen är inte längre bevakad. För frågor om pågående projekt, kontakta [kollega] på [kollega@företag.se]. För allmänna frågor, [info@företag.se]. Tack för samarbetet. [Namn]
Hej, Jag jobbar deltid och läser mejl [tisdagar och torsdagar]. Räkna med svar inom två arbetsdagar. Brådskande ärenden går snabbast via [kollega], [kollega@företag.se]. Vänliga hälsningar, [Namn]
Medan du ändå är inne i Outlooks inställningar — din signatur ligger en flik bort. Vi har en guide för signatur i Outlook, och en gratis byggare om du vill designa en färdig innan.
Vanliga frågor
Fungerar autosvar i nya Outlook (2024+)?
Ja. Under Kugghjulet, sedan Konton, sedan Automatiska svar. Det är samma funktion som Frånvaroassistenten i klassiska Outlook, den ligger bara på ett nytt ställe. Nya Outlook synkar dessutom inställningen mot Microsoft 365-kontot, så samma autosvar aktiveras även på webben och mobilen.
Kan jag schemalägga autosvaret i förväg?
Ja. Både i nya och klassiska Outlook kan du kryssa i "Skicka svar endast under en viss tidsperiod" och välja start- och slutdatum. Då aktiveras och avaktiveras det automatiskt, du behöver inte komma ihåg att stänga av det på söndag kväll.
Kan jag ha ett meddelande till kollegor och ett annat till kunder?
Ja. I samma dialog finns två fält: ett för avsändare inom organisationen och ett för avsändare utanför. Använd det interna för att peka på rätt kollega, det externa för en kortare, artigare version.
Får externa avsändare bara ett autosvar per person?
Ja. Outlook skickar bara ett autosvar per unik extern avsändare per frånvaroperiod, så inkorgen fylls inte av dubbletter om samma kund mejlar dig fem gånger.
Varför får externa inget autosvar alls?
Vanligaste orsaken: er IT-avdelning har stängt av externa autosvar i Exchange-inställningarna, ofta som spamskydd. Fråga IT om ni ska kunna svara externt, då behöver de ändra regeln på servern.
Är autosvar i Outlook 365 samma sak som i nya Outlook?
Ja. "Outlook 365" är bara ett vardagligt namn på Outlook som ingår i Microsoft 365-prenumerationen. Har du nya Outlook (2024+) på jobbdatorn med ett Microsoft 365-konto, då är det samma autosvar — samma dialog, samma synk mot molnet. Sätter du det i klienten aktiveras det även på outlook.office.com och i mobilappen.
Hur sätter jag autosvar i Outlook på Mac?
Öppna Outlook, klicka Verktyg i menyraden högst upp, välj Frånvaromeddelande (Out of Office). Slå på Skicka automatiska svar, skriv ditt meddelande, kryssa i Skicka svar utanför min organisation om du vill ha en separat extern version, och sätt tidsperiod om du vill schemalägga. Klicka OK. Har du flera konton, välj rätt konto överst i dialogen först.
Vad är ett bra autosvar för semester?
Kort, konkret, ett namn att kontakta. Tre meningar räcker: när du är tillbaka (datum, inte "snart"), att du inte läser mejl under tiden, och vem som täcker för brådskande. Inga ursäkter, inga smileys, ingen extra ton. Se de fyra exemplen längre upp — kort, standard, med kontaktperson, och en tvåspråkig svensk/engelsk för internationella kontakter.