GDPR och mailsignatur, på svenska
Kort version: GDPR kräver ingenting särskilt i en mailsignatur. Aktiebolagslagen kräver några rader om ni är ett AB. Övriga "GDPR-krav" du sett citerade på LinkedIn är oftast myter från 2018.
Detta är inte juridisk rådgivning. Fråga er DPO eller jurist om något är kritiskt.
Vad som faktiskt krävs
- ✓Länk till integritetspolicy (för GDPR-transparens). En rad räcker.
- ✓Företagsnamn, org.nr och säte om du mejlar för ett AB. ABL 28 kap. 5 §.
- ✓Branschspecifika krav. Advokater, revisorer, läkare, ekonomiska rådgivare har egna regler. Kolla med er tillsynsmyndighet.
Vad ni kan skippa
- ✗Trelångkonfidentialitetsvarning på engelska. Ingen läser den.
- ✗"Detta mejl kan innehålla personuppgifter." Naturligtvis. Det är ett mejl.
- ✗Separat GDPR-rubrik i signaturen.
- ✗Samtyckesrader. Ni behöver inte samtycke för att skicka legitima affärsmejl.
Två GDPR-vänliga mallar
Anna Lindqvist Produktchef, Nordljus AB +46 70 555 12 34 · nordljus.se · integritetspolicy Org.nr 559123-4567 · Säte: Stockholm
Malin Ek Account Executive, Kajak +46 76 000 11 22 · kajak.io Org.nr 559987-6543 · Göteborg · kajak.io/integritet
Vanliga frågor
Kräver GDPR någon specifik text i mailsignaturen?
Nej. GDPR nämner inte mailsignaturer med ett ord. Vad förordningen kräver är transparens om hur ni behandlar personuppgifter, vilket i praktiken är en länk till er integritetspolicy. En rad räcker.
Måste jag ha org.nr och säte i mailsignaturen?
Ja, om du representerar ett aktiebolag i affärskorrespondens. Aktiebolagslagen 28 kap. 5 § kräver att företagets namn, org.nr och säte anges i affärsbrev och orderbekräftelser. Mejl räknas. Detta är svensk bolagsrätt, inte GDPR, men bakas ofta ihop.
Behöver jag en konfidentialitetsvarning i botten?
Nej. Den är juridiskt verkningslös. En avsändare kan inte binda en mottagare till tystnadsplikt bara genom att skriva det längst ner i mejlet. Skippa om inte din bransch specifikt kräver den (advokater, revisorer, vård).
Räknas en marknadsbanner i signaturen som marknadsföring under GDPR/e-privacy?
Om bannern riktar sig till konsumenter utan aktivt samtycke, ja. Business-to-business är i regel okej under berättigat intresse. Skicka inte kampanjbanners till hotmail/gmail-adresser som ni skrapat från nätet. Skicka gärna till kundföretag ni redan har en affärsrelation med.
Har ni en specifik situation (myndighet, vård, finans), maila hello@flywithwren.com så pekar vi på rätt myndighet eller källa. Vi säljer signaturverktyg, inte juridik, men vi vet var man läser.